Damit der Upload einer CSV-Datei in den Outreach Hub reibungslos funktioniert und alle Platzhalter korrekt ausgespielt werden, müssen einige wichtige Punkte beachtet werden.
In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du deine Datei optimal vorbereitest.
✅ 1. Spalten korrekt benennen
Die Titel der Spalten in deiner CSV-Datei müssen exakt den erwarteten Bezeichnungen entsprechen. Nur so können die Platzhalter im Outreach später korrekt gefüllt werden.
Besonders wichtig:
hsSalutationLonghsSalutationShort
Diese Felder sind essenziell, da wir im Outreach mit förmlicher Ansprache („Sie“) arbeiten. Bitte achte hier auf die korrekte Schreibweise – Groß- und Kleinschreibung ist relevant!
🧹 2. CSV-Datei vorbereiten
Bevor du die Datei hochlädst:
Stelle sicher, dass alle Spalten vorhanden und korrekt benannt sind.
Entferne überflüssige oder fehlerhafte Einträge.
Achte auf einheitliche Formatierungen (z. B. keine Leerzeichen in Spaltennamen).
Hinweis: Hier ist ein Beispiel, welches du nutzen solltest.
🧠 3. Geschlecht ermitteln (für die Anrede)
Da sich die persönliche Anrede nach dem Geschlecht richtet, solltest du dieses vorab bestimmen. Das funktioniert am einfachsten mit einem externen Tool wie:
Diese Tools helfen dir, anhand des Vornamens automatisiert das Geschlecht zu erkennen.
🪄 4. Anrede generieren (Excel-Formel)
Sobald du das Geschlecht ermittelt hast (z. B. in Spalte L), kannst du die Anrede ganz einfach mit folgender Formel erzeugen:
excelCopyEdit=WENN(L2="male"; "Herr"; WENN(L2="female"; "Frau"; "Sehr geehrte Damen und Herren"))
Diese Formel erstellt für jede Zeile die passende formelle Anrede. Diese kannst du dann in das Feld hsSalutationShort oder hsSalutationLong übernehmen, je nach gewünschtem Stil.
📤 5. Datei hochladen
Nach der Bearbeitung kannst du die Datei wie gewohnt im Outreach Hub hochladen. Achte dabei nochmals darauf, dass:
alle Pflichtfelder enthalten sind,
keine Sonderzeichen die Datei beschädigen,
und alle Platzhalter entsprechend zugewiesen werden.
📎 Beispiel & Vorlage
Eine vollständig vorbereitete Beispieldatei findest du im Anhang (wenn vorhanden). Diese kannst du als Vorlage für zukünftige Uploads nutzen.
🙋♂️ Noch Fragen?
Wenn du Unterstützung beim Aufbereiten deiner Datei brauchst oder dir unsicher bist, melde dich gern beim Support-Team – wir helfen dir weiter!